Audits helpen je te verbeteren

Als je, zoals wij, acht certificaten aan de muur hebt hangen krijg je onherroepelijk te maken met audits. De instanties die de certificaten uitreiken komen periodiek controleren (auditen) of je als bedrijf nog voldoet aan de geldende normen. Voor veel bedrijven een noodzakelijk kwaad, voor ons juist een manier om onszelf verder te verbeteren.

Op het moment dat je je als bedrijf wilt laten certificeren voor een bepaalde norm of protocol zorg je dat je processen en kwaliteitssysteem zijn aangepast aan de eisen die de norm stelt. Op dat moment wordt met een audit bepaald of je inderdaad voldoet. Daarna wordt jaarlijks een opvolgingsaudit gehouden. In ons geval hebben we jaarlijks minstens 12 volle kantoordagen audit. Daarnaast wordt in het veld ook een ruime hoeveelheid inspecties uitgevoerd.

Hoe ziet zo’n audit er uit?
Met de certificerende instantie maken we afspraken over het aantal auditdagen per jaar en op welk moment ze zullen plaatsvinden. Op het moment dat de audit nadert wordt ervoor gezorgd dat alles op orde is en dat informatie en collega’s beschikbaar zijn. Vervolgens komt een auditor de audit uitvoeren.

Voorbeeld: de audits op onze BRL-certificaten. In de BRL-protocollen staat in detail beschreven hoe we moeten werken op het gebied van bodemonderzoek, partijkeuringen en saneringen. Dit gaat van opdrachtvorming tot afspraken met de opdrachtgever, kritische werkzaamheden, werkwijze in het veld, de aantekeningen uit het veld, etc. Tijdens de audit kijkt de auditor altijd eerst naar het kwaliteitssysteem en vervolgens in detail naar onze werkwijze. Dit doet hij door projectleiders te interviewen aan de hand van een project. De auditor toetst de resultaten altijd aan de norm. Voldoet iets niet? Dan kan de auditor een “NC” uitschrijven (non conformity). De meeste NC’s moeten binnen een half jaar zijn opgelost, maar soms krijg je een NC op een kritisch proces, waarbij je eerder tot een oplossing moet komen.

Wat valt er nu te leren van deze audits?
We zijn dagelijks bezig met onderzoek en advies en kennen alle ins en outs van de protocollen, normen en richtlijnen. Dit kan echter ook betekenen dat bepaalde afwijkingen misschien niet meer opvallen. Een auditor van een certificerende instantie kent ons bedrijf niet of nauwelijks en zal kritisch kijken naar zaken die voor ons “gesneden koek” zijn. Op deze manier komen bepaalde afwijkingen aan het licht. Hiermee wordt onze eigen “blinde vlek” steeds kleiner en kunnen we gestructureerd werken aan een nóg beter Geofoxx!